Grafik kollaboratives Arbeiten

Mit dem Kunden zusammenarbeiten über Microsoft TEAMS

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Um eine Kommunikationsstrategie für einen Kunden im Alltag umzusetzen, gehört neben einem Gespür für Geschichten, den Kontakten in die Medien und einer guten Schreibe auch eins: das Talent, organisatorische Alltags-Prozesse im Blick zu haben und entsprechend zu managen. Seit einigen Monaten bietet Microsoft mit der Kommunikationsplattform TEAMS dazu ein entsprechendes Tool. Was es kann und was nicht – unser Erfahrungsbericht.

Schon vor fast zehn Jahren managten wir mit einem Schweizer IT-Kunden die Kommunikationsarbeit über eine digitale Kollaborations-Plattform: ein Wiki, das wir gemeinsam, jederzeit und von überall her bearbeiten konnten. Für damalige Verhältnisse sehr fortschrittlich und natürlich praktisch, aber auch sehr begrenzt in den Möglichkeiten. Dank unseres Kunden fly-tech IT dürfen wir jetzt den nächsten Schritt in Sachen virtuelle Teams gehen.

Wer sich schon einmal mit einem Kunden zu Strategien oder konkretem Content wie Texte und Bilder abgestimmt hat, kennt die Herausforderung: Ist die letzte Dokumentversion (…der Presseinfo, des Marketingplans, der Produktdaten…), die auf unserem Server liegt, auch wirklich die aktuellste? Oder schwirrt beim Kunden noch ein „Dokument_xy_final_FINAL_2.doc“ herum? Von wem sind die Änderungen mit dem kryptischen Kürzel? Wer muss alles auf cc: bei der Freigabe? Welche Verwendungsrechte gelten für welche Bilder? Wie schön wäre es, wenn alle Infos an einem Ort gesammelt wären, die von den verantwortlichen Ansprechpartnern beim Kunden kommentiert und korrigiert werden können. Und jeder, der involviert ist, jederzeit sehen könnte, was der aktuelle Stand ist.

Zusammenarbeiten mithilfe von Microsoft TEAMS

Eine Lösung, die versucht, diesen erstrebenswerten Zustand herzustellen, ist Microsoft TEAMS. Seit gut vier Monaten arbeiten wir mit unserem Kunden fly-tech über diese Plattform. Letzte Woche stellte der IT-Dienstleister das Tool auf einem Unternehmerfrühstück in Augsburg vor. Dabei handelt es sich um eine chat-basierte Arbeitsplatzlösung auf der Basis von Office 365, die typische Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Skype for Business, Office Groups oder OneDrive integriert. Mit dieser Durchgängigkeit soll die Lösung sich von Anbietern ähnlicher professioneller Online-Kommunikationsdienste wie Slack, Bitrix24 oder Basecamp abheben.

Als Microsoft-Partner ist fly-tech ganz dicht dran – und implementierte TEAMS sofort mit dem offiziellen Release im März 2017 bei sich. Eigentlich sollten in der ersten Version keine externen Partner eingebunden werden können. Doch über einen Workaround ermöglichte fly-tech uns den Zugang zu den relevanten Kommunikationskanälen. So durfte candid das Projekt von Anfang an mit pilotieren. Inzwischen nutzen wir die Plattform, um schnell Feedback einzuholen, Vorgehensweisen zu besprechen oder Inhalte wie Referenzen, Interviews, Web-News, Facebook-Posts, etc. abzustimmen.

Erste Schritte auf der neuen Kollaborations-Plattform

Softwareseitig war TEAMS kein Problem – eine Microsoft-Umgebung mit gewohnten Office-Anwendungen. Dann schon eher die Funktionalität an sich: Wo und wie verknüpfe/ speichere/ teile/ kommentiere/ nutze ich Infos? Wie bei den meisten digitalen Werkzeugen wird man am besten damit vertraut, indem man einfach rumprobiert. Ein bisschen Überwindung kostete es mich und meine Kollegin – schließlich ist es immer noch eine Kundenplattform, auf der man sich nicht blamieren will. Aber schnell wurde klar, dass man sich auch auf Kundenseite erst Schritt für Schritt auf die digitale Zusammenarbeit mit uns einspielen musste. Tatsächlich waren wir in der ersten Zeit primär damit beschäftigt, uns in die neue Struktur und Denkweise einzufinden. Und diese ist bei TEAMS tatsächlich erstmal gewöhnungsbedürftig, auch wenn man mit Chatprogrammen und Informations-Streams wie Facebook oder Twitter vertraut ist.

Vor- und Nachteile von TEAMS

TEAMS ist in Kanälen strukturiert (z. B. nach Geschäftsbereichen, Kampagnen, etc.). Diese Kanäle können wiederum flexibel mit Registerkarten konfiguriert werden: Unterhaltungen (im Chatformat), Dateien, Planungs-/To-Do-Tools, Videos, Twitter, Wikis, u. v. m. Gerade in den Unterhaltungen kann es schnell unübersichtlich werden: Jede Aktion (Upload einer Datei, Kommentar zur Datei, etc.) wird im Chat gepostet, dazu kommen die Posts der Teammitglieder. Eine Wiedervorlagefunktion gibt es nicht, was sich über Bookmarking von wichtigen Posts eher mühsam abfangen lässt. Kommen neben dem öffentlichen Unterhaltungs-Stream und privatem Chat dann außerhalb von TEAMS auch noch E-Mails und Telefonate hinzu, muss man gut organisiert sein, um alle wichtigen Infos im Blick zu haben. Als Externe müssen wir außerdem sicherstellen, dass wir Versionsstände oder zumindest finale Versionen auch bei uns auf dem Server haben. Dann fängt man nach Projektende doch wieder an, Dateien herunterzuladen.

Was hingegen gut funktioniert, sind Abstimmungen oder generell „FYIs“. TEAMS fühlt sich schneller, direkter und weniger aufdringlich an. Man muss nicht immer wieder eine der verhassten „E-Mail an alle“ mit aktualisierten Anhängen verschicken: Alle relevanten Informationen liegen an einem Ort, mit sicherem Zugriff von überall – für den Kunden ebenso wie für uns. Dranbleiben und Feedback einfordern muss man natürlich trotzdem. Da kann TEAMS nicht immer einen Anruf oder ein Face-to-Face-Treffen ersetzen. Und durch die Leichtigkeit, mit der kommentiert und Inhalte geteilt werden können, ist (zumindest gefühlt) das tägliche Grundrauschen im Kundenkontakt deutlich höher als mit E-Mails. Gleichzeitig bekommen wir viel öfter am Rand mit, wie unser Kunde tickt und was ihm wichtig ist. Als Agentur können wir zudem unkompliziert Informationen bereitstellen, die vielleicht nicht für alle Personen im Team relevant, aber doch interessant sind – wie z. B. Links zu veröffentlichen Medienberichten. Als schnelle Kommunikations- und Informationsplattform hat sich TEAMS daher für uns bewährt.

Über Elke Brown

Kommunikative Kontakterin, kreative Texterin und Frau für alles Technische bei candid communications. InDesign-, WordPress- und Pixelwelten-Fan.

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Am 24. Juli 2017
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